La première chose à faire lorsqu’on s’apprête à organiser un évènement (un séminaire, un road show, une convention ou autre), c’est de faire un appel d’offres pour trouver la meilleure agence. En effet, choisir son agence événementielle n’est pas une chose facile, et cela prend du temps et doit suivre certaines étapes. Voici quelques conseils pour vous aider à trouver l’agence répondant à vos attentes ; mais aussi, celle qui sera votre partenaire pour organiser votre événement !
Établissez vos objectifs et vos besoins
Dans un premier temps il faut mettre en place vos objectifs et vos attentes avant d’organiser votre événement. Et il ne vous reste plus qu’à passer à la pré-sélection des agences qui ont répondu à votre appel d’offres : celles qui apportent des solutions innovantes (si elles disposent du mobilier événementiel Alsace, si leurs offres sont assez étendues, ou autre), celles qui répondent à vos attentes et votre budget. Vous pouvez également vous renseigner sur leurs expériences, leurs clients, et leur notoriété dans votre secteur d’activité. Il est nécessaire de connaitre leur avantage concurrentiel. Mais surtout si vous avez déjà entendu parler de ces agences, si on vous les a déjà recommandées.
Lors de la phase de consultation : mettez les agences en concurrence
Faites une réunion avec les agences
Quelle est l’utilité de briefer les agences? Lors de la phase de consultation, il est important de faire part de votre cahier de charges aux agences pré-sélectionnées dans le but de leur transmettre les informations nécessaires concernant l’organisation de votre événement. Il faut les mettre au courant de la date, du public cible, de vos attentes en mobilier événementiel Strasbourg, du lieu, du budget etc. Le briefing doit être clair, en accord avec votre entreprise et le budget suffisant.
Ceci étant, les agences peuvent se préparer en apportant une meilleure solution adaptée à vos attentes. Soyez donc à l’écoute de leurs questions pour leur permettre de bien accomplir leurs missions.
Examiner les propositions des agences
Il existe certains critères que vous pouvez choisir parmi les propositions des agences, comme la pertinence de la réponse, le respect du budget, la compréhension de la problématique, l’originalité, l’écoute, la réactivité de l’agence, la qualité des documents et bien d’autres.
D’autres présentateurs choisissent de sélectionner les agences en deux temps : au premier tour une ou plusieurs agences ne seront pas retenues, ce qui laissera une place aux autres pour le second tour. Elles pourront affiner leurs propositions pour votre projet.
Choisissez enfin votre agence
Vous pourrez choisir l’agence qui vous a proposé des idées « originales », les mieux adaptées concernant les activités, l’endroit et la destination. Il faut savoir aussi quelle agence a exactement répondu à vos exigences et à vos besoins. Pour ce genre d’organisation et pour se sentir rassuré, il mettre sa confiance sur l’agence et ses interlocuteurs.
Choisissez également une agence renommée pour vous garantir un service de qualité sans oublier ses nombreux contacts. Vous pouvez aussi opter pour une agence de taille humaine pour donner une touche « artisanale » et personnalisée à votre organisation. N’hésitez pas dans vos choix, et suivez votre intuition !